各院、系、重點科研機構、直屬單位，附屬醫院，機關各部門：
為完整、準確、系統地收集、保存學校2022年度的文件材料，根據《中國科學技術大學檔案管理辦法》（校辦字〔2022〕210號）（附件1）有關規定，現就做好歸檔工作通知如下：
一、歸檔范圍和歸檔時間：
（一）各學院，機關各部、處、室，各有關直屬單位形成的黨群、行政、外事、出版物、聲像類文件材料，經系統整理后應在6月底前歸檔。
（二）各教學單位形成的教學綜合管理文件材料，經系統整理后應在6月底前歸檔，2023屆學生學業成績表應在11月底前歸檔。
（三）科研、基建、儀器設備類文件材料應在項目驗收（竣工）后6個月內歸檔。
（四）重點做好新冠肺炎疫情防控等重特大事件形成的文件材料的收集歸檔。根據中共中央辦公廳、國務院辦公廳《關于加強重特大事件檔案工作的通知》要求，要從源頭抓好新冠疫情防控檔案的形成和留存工作，確保學校疫情防控檔案完整、準確、系統、安全和有效利用。新冠肺炎疫情防控文件材料歸檔要求和時間參照《關于做好新冠肺炎疫情防控文件材料歸檔工作的通知》（附件2）執行。
（六）其他各類文件材料歸檔時限參照《中國科學技術大學檔案管理辦法》執行。
（七）為保證校內各單位及時完整歸檔工作，自2019年起實行催檔制度。歸檔期限內未能實現應有文件材料歸檔的單位，我院將列出具體應歸檔文件材料，向該單位發出書面催檔通知書，要求在限定時間內完成歸檔工作。限定時間之內，應歸文件材料還不能歸檔的，我院每2個月一次向該單位發出《催檔通知書》，定期提醒該單位及其兼職檔案員，直至該單位完成歸檔工作。
二、質量要求：
（一）歸檔文件材料應齊全完整；紙質文件材料應為原件；上級來文與文件處理單并存，本校文件與文件簽發單、定稿并存，正文與附件并存。
（二）實行紙質文件、電子文件雙套歸檔制。無電子文件的紙質文件歸檔，有電子文件的與紙質文件同時歸檔。學校各項活動中形成有保存價值的原生電子文件也需要及時進行在線或脫機歸檔。電子文件應符合來源可靠、程序規范、要素合規的要求。
（三）本校形成的文件材料用紙應規范，書寫、打印、用印等應用耐久材料；字跡、印信等應清晰、完整；責任者和成文時間應標明。
（四）聲像材料歸檔時應附有文字說明，注明責任者、形成時間、地點、內容等，符合圖像清晰、音質良好的要求。照片以 JPG、TIF 格式歸檔，音頻以 WAV、MP3格式歸檔，視頻以MP4、AVI、MXF格式歸檔。
（五）實物檔案要干凈整潔，注明物品名稱、來源。
三、歸檔流程：
各歸檔單位檔案員負責統一向檔案文博院移交文件材料，移交時填寫《中國科學技術大學檔案移交（接收）登記簿》（檔案文博院主頁提供下載），一式二份，由移交單位和檔案文博院相關人員簽字移交，雙方各執一份，以備查驗。
特此通知。
檔案文博院
2023年2月22日
附件：1.《中國科學技術大學檔案管理辦法》
